1.什么情况下海关会要求写情况说明 ？

一般来说有两种情况:

A.海关对于该商品的贸易流程等产生疑问时，并要求提供相关证明的时候，进口商或者是发货人（没有进口商的情况）需要通过通关行向海关递交情况说明。
B.海关在审核文件时，如果认为实际商品和文件不一致的话，是会要求通关行进行内容点检（关于内容点检的说明请看之前的公众号文章）。点检时发现问题后，海关会要求进口商或者发货人（没有进口商的情况）通过通关行递交情况说明。


2.「経緯報告書」正文大致的叙述流程：
A.
客套文：一般日文开头，都是按照季节固有开头模式起话题例文如下：残菊の候、益々のご健勝をこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。（大致意思就是秋天来了，对您的健康表示关心。平素承蒙格外的厚谊，向您致以慰问。）
B.
叙述事情发生的经过举例如下：
经过海关指示，我们在通关行的指导下，马上进行了内容点检。发现实际货物和箱单发票显示的货物信息有误差。并且发现有和箱单发票上货物信息不符的商品。

C.
原因：要告知海关为什么会发生点检之后产生的问题。接上述举例内容：我们经过和发货人的沟通，各个工厂的货物都是经过出口商仓库集中在一起后，重新打包确认货物信息在重新做出口箱单发票的。原则上是应该按照实际货物的明细制作箱单发票，但是由于国庆节前属于繁忙季，业务量太多，才造成操作把箱单发票做错，没有把实际的商品信息写进箱单发票中的问题......(这个案件实际除了以上叙述之外，还写了出口商本来是如何确认入库商品的方法以及内容点检后到底是什么商品出现了问题等，篇幅太长就不在叙述了。)
D.
防止此类事件再次发生的方法知道错误发生在哪个环节后，一定要向海关告知今后的改善措施。
举例如下:

今后在货物入库后，针对箱单发票的管理，一定要专人专管，并且按照实际数据制作箱单，杜绝数据遗漏或者出错。

需要仓库拍带有SKU的商品实物图。

E.
结尾总结对发生此次事件的道歉和今后的对应措施
举例如下:
此次的事件给海关带来了非常大的困扰，对此表示深深的歉意。今后会努力改进，保证不再让同样的事情发生......在此请海关给予宽大处理等内容。

3.最后写情况说明需要注意的2点:

A.一定要用日语说明。
B.一定要从进口商的角度来阐述这篇文章。并且是按照实际情况来叙述，不能有编造的成分，如果海关对此有疑问的话，就需要用更多的谎言来弥补......